📣Die Datenplattform ist das Rückgrat unserer Smart City Projekte. In ihr sind benötigte Daten zentral und sicher gespeichert und sie werden dort mit verschiedenen Technologien verknüpft, verarbeitet und visualisiert. Zukünftig sollen auch die Prozesse in der Stadtverwaltung durch die Datenplattform unterstützt werden. Wir haben uns deshalb mit dem neu gebildeten Team Prozessmanagement ausgetauscht, um besser zu verstehen, wie das zusammenhängt.

❔Wenn man den Begriff Prozessmanagement hört, klingt das erstmal etwas abstrakt. Wie würdet ihr erklären, was es damit auf sich hat?
💬Mesut: Prozessmanagement heißt für mich, komplexe Abläufe sichtbar zu machen, zu analysieren und so zu verbessern, dass sie für Bürger:innen und Mitarbeitende einfacher, klarer und digital gut nutzbar sind. Quasi Ordnung ins System bringen, bevor digitalisiert wird.

❔Welche Rolle spielen Daten im Prozessmanagement?
💬Anja: Daten sind im Prozessmanagement nicht einfach ein „nice to have“ – sie sind die Grundlage für Transparenz, Steuerung und Verbesserung. Eine Datenplattform wiederum ist das Betriebssystem, das diese Daten nutzbar macht. Zusammen bilden sie das Fundament für ein wirklich wirksames, kontinuierliches Prozessmanagement.
 
❔Was ist eure Einschätzung zu den Prozessen in der Stadt?
💬Sebastian: Was ich bisher sagen kann, ist, dass die Prozesse in der Stadtverwaltung in vielen Bereichen bewährt sind. Zugleich aber auch teilweise komplex und historisch gewachsen. Häufig auch noch nicht durchgängig digital.
 
❔Wie findet ihr heraus, welche Prozesse ihr zuerst angehen wollt?
💬Anja: Wir haben in mehreren Ämtern der Stadtverwaltung eine Befragung durchgeführt, um herauszufinden, bei welchen Abläufen es immer wieder Probleme gibt und warum. Die Auswertung der Antworten zeigt uns, welche Prozesse besonders dringend verbessert werden müssen.
💬Hilke: Die ganze Stadtverwaltung ist ja voller Prozesse. Wir haben schon viele Rückmeldungen bekommen und erarbeiten nun eine Strategie, wie das Prozessmanagement langfristig verankert werden kann. Außerdem schauen wir uns einige Prozesse detailliert an, um das Ist erst einmal festzuhalten.
 
❔Welche Prozesse sind das beispielsweise, an denen ihr aktuell arbeitet?
💬Mesut: Ich arbeite aktuell an der Aufnahme und Analyse eines Verwaltungsprozesses, bei dem wir schauen, wo es hakt, wo Daten fehlen und wie man Abläufe sinnvoll vereinfachen und digital unterstützen kann.
💬Sebastian: Aktuell beschäftige ich mich stark mit dem digitalen Posteingang und unseren teaminternen Prozessen – also damit, wie wir zusammenarbeiten und unsere Arbeit im Prozessmanagement strukturieren und standardisieren wollen.

❔Eure Arbeit ist sozusagen eine Schnittstelle zwischen Smart City Bamberg und der klassischen Verwaltung. Wie kann man sich euren Arbeitsalltag vorstellen?
💬Hilke: Wir lernen in dieser Position zwei Seiten kennen, die gar nicht so konträr sind: Zum einen, welche Innovationen und technischen Lösungen schon entwickelt wurden und zum anderen, wie diese Dienste einen Mehrwert für die Stadtverwaltung bieten können. Dafür sind ein enger Austausch und auch Transparenz wichtig, um die Prozesse gemeinsam bedarfsgerecht und zukunftsorientiert aufzustellen